La transformación digital también ha llegado a la fiscalidad. Con la implantación progresiva del sistema VeriFactu, muchas empresas se están viendo obligadas a revisar el funcionamiento de su software de facturación para adaptarse a la nueva normativa.
Si todavía no has oído hablar de VeriFactu o no sabes cómo puede impactar en tu negocio, es el momento de prestarle atención. Este sistema, regulado por la Ley Antifraude 11/2021, tiene implicaciones directas sobre cómo deben generar, guardar y transmitir las facturas los programas de facturación utilizados por autónomos y empresas.
El objetivo es claro: aumentar el control fiscal y reducir el fraude mediante un sistema de facturación más transparente, trazable y conectado con la Agencia Tributaria.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es una funcionalidad obligatoria que deberán incorporar los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresas y autónomos. A través de ella, el software de facturación deberá enviar automáticamente cada factura emitida a la Agencia Tributaria en el momento en que se genera.
Es decir, no basta con registrar las facturas en los libros contables o enviarlas al cliente: también deben ser comunicadas a Hacienda sin retrasos, sin posibilidad de modificación posterior y en un formato estructurado.
Este sistema nace como parte del esfuerzo por mejorar la transparencia y la trazabilidad de las operaciones económicas, reforzando el control sobre las ventas y reduciendo las posibilidades de manipulación de datos.
¿Cómo afecta a tu software de facturación a VeriFactu?
La implantación de VeriFactu no solo es un cambio legal: es un cambio técnico. Cualquier empresa que emita facturas deberá revisar si su software de facturación VeriFactu está preparado para cumplir con los nuevos requisitos.
Estos son algunos de los aspectos clave que deben cumplir los programas:
- Generación de registros de facturación con un formato estándar e inalterable.
- Envío inmediato o casi inmediato de estos registros a la AEAT.
- Incorruptibilidad de los datos, es decir, una vez creada, la factura no puede ser modificada ni eliminada.
- Registro cronológico y consecutivo de todas las facturas emitidas.
- Certificación del sistema, garantizando que el software cumple con los requisitos legales.
Por tanto, si tu empresa trabaja con un software propio o con uno desarrollado por terceros, tendrás que confirmar que es compatible con el sistema VeriFactu. De lo contrario, podrías enfrentarte a sanciones o estar incumpliendo la normativa sin saberlo.
¿Quién debe adaptarse al sistema VeriFactu?
La obligación de usar un software de facturación VeriFactu se aplicará de forma generalizada a empresas y autónomos que estén sujetos al sistema de facturación ordinario.
Aunque su implantación será progresiva, se espera que a partir de 2025 comience la obligatoriedad real para muchas empresas, especialmente aquellas que deban cumplir con la Ley Crea y Crece y la factura electrónica obligatoria.
No obstante, muchas empresas ya están adaptando sus sistemas para anticiparse a la normativa y evitar problemas cuando la obligación sea definitiva.
¿Qué ventajas aporta VeriFactu?
Más allá de la obligación legal, el uso de un software de facturación VeriFactu también tiene ventajas para las empresas.
- Mayor control fiscal: reduce los errores y permite un seguimiento más detallado de las operaciones.
- Transparencia ante la AEAT: demuestra el compromiso de la empresa con las buenas prácticas fiscales.
- Mejor gestión de los datos: los sistemas más avanzados permiten integrar contabilidad, impuestos y facturación en un único entorno.
- Reducción del papeleo: al automatizar el envío de información, se simplifican muchos procesos administrativos.
En un entorno cada vez más exigente en materia de cumplimiento normativo, contar con un software adaptado puede convertirse en una ventaja competitiva.
¿Qué debes hacer si tu software aún no está adaptado?
Si tu empresa no dispone aún de un software de facturación VeriFactu, te recomendamos actuar cuanto antes. Aquí te dejamos algunos pasos para ponerte al día:
- Revisa tu software actual: contacta con tu proveedor o responsable técnico y verifica si está preparado para emitir facturas compatibles con VeriFactu.
- Consulta las actualizaciones disponibles: muchos desarrolladores están lanzando versiones adaptadas a la normativa.
- Busca software certificado: si tu sistema no puede adaptarse, considera cambiar a uno que ya cumpla con los requisitos.
- Forma a tu equipo: asegúrate de que las personas encargadas de la facturación conocen el funcionamiento del nuevo sistema.
- Haz pruebas: realiza simulaciones de envío de facturas a la AEAT para comprobar que todo funciona correctamente.
Adapta tu software de facturación con seguridad
El sistema VeriFactu está llamado a transformar la manera en que las empresas gestionan su facturación. Su implantación supondrá un cambio profundo, pero también necesario, para garantizar una mayor transparencia y trazabilidad en las relaciones comerciales.
Adaptar tu software de facturación VeriFactu no es una cuestión opcional, sino una necesidad a corto plazo. Cuanto antes empieces a prepararte, más fácil será la transición y menor el riesgo de errores o sanciones.
¿Necesitas ayuda para adaptar tu software de facturación VeriFactu? Contáctanos y te ayudamos a evaluar tus opciones y cumplir con la normativa sin complicaciones.
