La digitalización avanza, y con ella, las obligaciones legales que afectan a la operativa diaria de las empresas. Uno de los cambios más relevantes que está en marcha en España es la implantación definitiva de la factura electrónica como sistema obligatorio en las relaciones entre empresas y profesionales. El reglamento factura electrónica, enmarcado en la Ley Crea y Crece, está cada vez más cerca de su aplicación, y muchas organizaciones aún no están preparadas.
Esta nueva normativa no solo afecta a cómo se emiten las facturas, sino también a los programas de facturación que usamos a diario. Adaptarse no es solo cuestión de cumplir con la ley, sino de aprovechar la oportunidad para ganar eficiencia, reducir errores y estar mejor preparados para competir en un entorno digital.
¿Qué es el nuevo reglamento factura electrónica?
El reglamento factura electrónica es el desarrollo normativo de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece. Su objetivo principal es establecer la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en todas las transacciones comerciales entre empresas y profesionales.
La idea es clara: eliminar el papel, garantizar la trazabilidad de las operaciones, fomentar la puntualidad en los pagos y reducir el fraude fiscal. Para ello, el reglamento establece cómo deben ser creadas, enviadas, recibidas y almacenadas las facturas electrónicas.
¿A quién afecta?
El reglamento factura electrónica afecta a todas las empresas y profesionales que operan dentro del territorio español y que emiten facturas por sus productos o servicios. No importa el tamaño de la empresa ni su sector: todos deberán adaptarse.
Eso sí, la aplicación será progresiva. Primero deberán cumplir las empresas con una facturación anual superior a los ocho millones de euros, que tendrán un año desde la publicación oficial del reglamento. Para el resto de empresas, el plazo será de dos años.
¿Qué cambia exactamente?
La entrada en vigor del reglamento factura electrónica supondrá varios cambios clave:
- Formato estructurado obligatorio: las facturas deberán generarse en un formato digital estructurado (como XML, Facturae, UBL, etc.) para permitir su procesamiento automático.
- Plataformas de intercambio: las facturas deberán transmitirse a través de plataformas homologadas, que registren el envío, la recepción y los plazos de pago.
- Código único: cada factura deberá incluir un identificador único que garantice su integridad.
- Interoperabilidad: los sistemas de facturación deberán garantizar que las facturas pueden ser leídas por cualquier otro software compatible.
Estos requisitos no se cumplen simplemente enviando un PDF por email. Será necesario contar con un sistema adaptado al reglamento factura electrónica.
¿Está tu software preparado?
Esta es la gran pregunta. Muchas empresas aún trabajan con programas de facturación tradicionales que no cumplen con los nuevos estándares. Para saber si estás preparado para el reglamento factura electrónica, deberías revisar si tu sistema:
- Permite generar facturas en formato estructurado.
- Está conectado o puede conectarse con plataformas de intercambio oficiales.
- Asigna códigos únicos e inalterables a cada factura.
- Puede enviar acuses de recibo y confirmar plazos de pago.
- Garantiza la conservación y trazabilidad de las facturas electrónicas.
Si la respuesta a alguna de estas cuestiones es no, necesitas actualizar o sustituir tu software de facturación.
Consecuencias de no adaptarse
Ignorar el reglamento factura electrónica puede tener consecuencias importantes. No solo te arriesgas a sanciones por incumplimiento normativo, sino que también puedes quedar fuera de la cadena de valor de muchas empresas que solo aceptarán facturas electrónicas válidas. Además, seguir trabajando con sistemas obsoletos implica más costes operativos, mayor riesgo de errores y pérdida de competitividad.
Beneficios de adaptarse a tiempo
Aunque pueda parecer una carga, cumplir con el reglamento factura electrónica también tiene ventajas claras:
- Menos errores: al automatizar el proceso de facturación y eliminar el papel.
- Ahorro de tiempo y recursos: menos gestión manual, más eficiencia.
- Control de plazos de pago: podrás comprobar en tiempo real si tus facturas han sido recibidas y cuándo deben pagarse.
- Integración con otras soluciones: como herramientas de contabilidad, CRM o ERP.
- Sostenibilidad: menos papel, menos tinta, menos transporte.
¿Qué pasos debes seguir?
Para prepararte de forma efectiva al reglamento factura electrónica, te recomendamos:
- Auditar tu sistema actual: identifica si cumple con los requisitos técnicos de la nueva normativa.
- Consultar con tu proveedor tecnológico: para saber si habrá actualizaciones o si necesitas un nuevo software.
- Formar a tu equipo: tanto administrativo como contable, para que comprendan cómo usar la nueva herramienta.
- Planificar la transición: no esperes a última hora. Cuanto antes empieces, mejor te adaptarás.
- Valorar el apoyo de un partner experto: como NEXVIUM, para garantizar una transición sin sobresaltos.
La llegada del reglamento factura electrónica marca un punto de inflexión en la forma en que las empresas gestionan su facturación. Es una obligación, sí, pero también una oportunidad para digitalizar procesos, mejorar el control financiero y ganar eficiencia.
No dejes que la normativa te pille por sorpresa. Evalúa, actualiza y adapta tu software cuanto antes. Porque estar preparado no solo es cumplir con la ley, sino también avanzar con paso firme en tu transformación digital.
