Una pyme debería digitalizar primero los procesos que consumen más tiempo, generan errores, duplican tareas o dificultan acceder a información necesaria para gestionar el negocio.
Cuando una empresa decide avanzar en su transformación digital, es habitual empezar pensando en tecnología. Cambiar el ERP, incorporar inteligencia artificial, automatizar tareas o implantar nuevas aplicaciones suelen aparecer entre las primeras ideas.
Sin embargo, empezar por la herramienta puede conducir a inversiones que no resuelven el verdadero problema.
En NEXVIUM Business Consulting partimos de una premisa diferente: primero entendemos el negocio y después decidimos qué tecnología necesita.
Antes de elegir una solución debemos conocer cómo trabaja la empresa, dónde pierde tiempo y qué procesos están limitando su eficiencia o crecimiento.
¿Qué procesos merece la pena digitalizar primero?
Los mejores candidatos son los procesos repetitivos, manuales, dependientes de Excel, con duplicidades, errores frecuentes, cuellos de botella o poca visibilidad sobre su estado.
No todas las tareas ofrecen el mismo potencial de mejora.
Pensemos en una empresa donde administración recibe información por correo y posteriormente la introduce de forma manual en el ERP. También puede ocurrir que varios departamentos mantengan diferentes Excel con los mismos datos.
Otro ejemplo habitual aparece cuando dirección necesita solicitar un informe cada vez que quiere conocer determinados indicadores del negocio.
Todas estas situaciones deberían hacernos una pregunta: ¿podemos hacer este proceso de una forma más sencilla, fiable y eficiente?
La digitalización de procesos en pymes debería comenzar precisamente ahí.
¿Cómo saber qué procesos están haciendo perder tiempo?
Las principales señales son tareas duplicadas, introducción manual de datos, búsquedas constantes de información, errores recurrentes y dependencia excesiva de determinadas personas.
Muchas ineficiencias terminan convirtiéndose en parte de la rutina. La empresa se acostumbra a ellas porque “siempre se ha trabajado así”.
Para detectarlas conviene analizar el recorrido completo de cada proceso.
¿Quién inicia la tarea? ¿Qué información necesita? ¿Dónde la obtiene? ¿Cuántas personas intervienen? ¿Se introduce varias veces el mismo dato? ¿Cuánto tarda en completarse?
También resulta fundamental escuchar a las personas que realizan esas tareas diariamente. Su experiencia permite descubrir problemas que difícilmente aparecen en un procedimiento escrito.
En nuestra experiencia trabajando en proyectos de transformación digital, este análisis previo resulta especialmente valioso. Permite separar las necesidades tecnológicas de problemas que realmente tienen su origen en la organización del proceso.
¿Cómo priorizar qué procesos digitalizar?
Una pyme debería valorar cada proceso según cuatro variables: impacto sobre el negocio, urgencia del problema, esfuerzo necesario y viabilidad de la solución.
Una empresa puede identificar muchas oportunidades, pero normalmente no puede abordarlas todas al mismo tiempo.
Necesitamos establecer prioridades.
| Criterio | Pregunta que debemos hacernos |
|---|---|
| Impacto | ¿Cuánto tiempo, coste o errores podemos reducir? |
| Urgencia | ¿Qué ocurre si mantenemos este proceso durante otro año? |
| Esfuerzo | ¿Qué inversión, recursos y tiempo requiere cambiarlo? |
| Viabilidad | ¿Disponemos de los datos, sistemas y personas necesarios? |
Un proceso que consume muchas horas cada semana y resulta relativamente sencillo de automatizar puede ser un buen punto de partida.
Otro puede tener mayor impacto económico, pero requerir previamente organizar datos o modificar procedimientos.
Por eso, la transformación digital de una pyme necesita una hoja de ruta y no una sucesión de proyectos independientes.
¿Debo cambiar primero el ERP o mejorar los procesos?
Antes de cambiar un ERP conviene revisar los procesos que soporta. El problema puede estar en el software, pero también en cómo trabaja actualmente la empresa.
Un ERP antiguo, cerrado o con dificultades para integrarse con otras soluciones puede limitar claramente la evolución del negocio.
En ese caso, sustituirlo puede formar parte de la estrategia.
Pero también encontramos empresas que disponen de sistemas adecuados y aprovechan únicamente una pequeña parte de sus capacidades.
Cambiar de software sin realizar previamente este análisis puede provocar que traslademos las mismas ineficiencias al nuevo ERP.
Primero debemos determinar qué queremos mejorar. Después podremos decidir si necesitamos sustituir tecnología, configurarla mejor, integrarla con otros sistemas o modificar nuestros procesos.
¿Qué áreas de una pyme suelen digitalizarse primero?
Administración, ventas, compras, facturación, gestión documental y análisis de información suelen concentrar buenas oportunidades, aunque la prioridad depende de cada organización.
No existe una secuencia universal para la digitalización de procesos en pymes.
Una empresa industrial puede encontrar su principal cuello de botella en producción o planificación. Una compañía de servicios puede tenerlo en la gestión documental, administración o seguimiento comercial.
También aparecen nuevas posibilidades gracias a la inteligencia artificial.
Hoy podemos utilizar IA para consultar información empresarial, analizar documentación, automatizar determinadas tareas o detectar tendencias en los datos.
Sin embargo, estas capacidades necesitan unos buenos fundamentos. Si la información está fragmentada o los procesos no están definidos, primero tendremos que trabajar sobre esa base.
¿Cómo crear una hoja de ruta de digitalización?
La hoja de ruta debe convertir las necesidades detectadas en proyectos priorizados, con objetivos, responsables, calendario, inversión prevista e indicadores para medir resultados.
“Digitalizar administración” no es un objetivo suficientemente concreto.
“Reducir el tiempo dedicado a introducir manualmente los pedidos recibidos por correo” sí describe un problema sobre el que podemos actuar y medir resultados.
Esta precisión permite seleccionar posteriormente la solución más adecuada.
ERP, automatización, inteligencia artificial, Business Intelligence o herramientas colaborativas son medios. Ninguno debería convertirse en el punto de partida de la estrategia.
La tecnología elegida debe responder al problema que queremos resolver.
¿Qué aporta una consultoría antes de invertir en tecnología?
Una consultoría de transformación digital ayuda a detectar necesidades, establecer prioridades y evitar inversiones tecnológicas desconectadas de los objetivos reales de la empresa.
Este es el enfoque de NEXVIUM Business Consulting.
Analizamos cómo funciona la organización, sus procesos, sistemas, información y objetivos. A partir de ese diagnóstico identificamos oportunidades y construimos una hoja de ruta priorizada.
Después acompañamos a la empresa durante su ejecución, coordinando las diferentes necesidades que puedan surgir.
En algunos casos será necesario mejorar o sustituir un ERP. En otros tendrá sentido automatizar procesos, mejorar el análisis de datos o incorporar inteligencia artificial.
Nuestra función no consiste en comenzar recomendando una herramienta. Consiste en ayudar a determinar qué necesita realmente la empresa, qué debe hacer primero y por qué.
Preguntas frecuentes sobre digitalización de procesos en pymes
¿Hay que digitalizar todos los procesos de una empresa?
No. Deben priorizarse aquellos donde la tecnología pueda generar mejoras suficientes en tiempo, costes, calidad, control o capacidad de crecimiento.
¿Digitalizar y automatizar significan lo mismo?
No. Digitalizar supone transformar un proceso utilizando tecnología. Automatizar implica ejecutar determinadas tareas con menor intervención manual.
¿Es necesario cambiar el ERP para digitalizar una pyme?
No siempre. Primero debe analizarse si el sistema actual puede cubrir las necesidades mediante configuración, integración o evolución antes de plantear su sustitución.
¿Por dónde debería empezar una pyme con poca digitalización?
Por un diagnóstico de sus procesos actuales. Conviene identificar dónde se producen más tareas manuales, errores, duplicidades y dificultades para acceder a información.
Primero el problema. Después, la tecnología
La digitalización de procesos en pymes no debería comenzar comparando programas o proveedores.
Debe empezar comprendiendo dónde pierde tiempo la empresa, qué información necesita y qué procesos están frenando su eficiencia o crecimiento.
Solo entonces tiene sentido decidir qué tecnología incorporar.
En NEXVIUM Business Consulting ayudamos a las empresas a realizar este diagnóstico, establecer prioridades y convertirlas en una hoja de ruta de transformación digital.
Porque la primera pregunta no debería ser qué tecnología necesitamos. La primera pregunta es qué queremos mejorar.
