AI Act para empresas: utilizar IA también implica nuevas responsabilidades
La inteligencia artificial ya forma parte del día a día de muchas organizaciones, aunque no siempre sean conscientes de hasta qué punto.
Herramientas generativas, asistentes integrados en aplicaciones, sistemas de selección, análisis de datos o automatizaciones inteligentes son algunos ejemplos habituales.
Esta rápida adopción plantea una cuestión importante: ¿sabemos realmente qué inteligencia artificial estamos utilizando y qué implicaciones tiene?
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial establece un marco basado en el nivel de riesgo de los distintos usos de la IA. No todas las herramientas tienen las mismas obligaciones ni todas las empresas desempeñan el mismo papel.
Por eso, abordar el AI Act para empresas no significa únicamente comprobar si una herramienta cumple la ley. Requiere conocer cómo utiliza la organización la inteligencia artificial y establecer mecanismos adecuados de control.
Además, el calendario regulatorio ha evolucionado. El Reglamento entró en vigor en 2024 y sus obligaciones se están aplicando progresivamente. Desde febrero de 2025 ya son aplicables, entre otras, las obligaciones de alfabetización en IA. Tras los cambios acordados en 2026 dentro del denominado AI Omnibus, determinados requisitos para sistemas de alto riesgo cuentan con plazos específicos posteriores.
El primer paso: crear un inventario de sistemas de inteligencia artificial
Resulta difícil gestionar aquello que no se conoce.
Por eso, una de las primeras medidas recomendables es identificar todas las soluciones de inteligencia artificial utilizadas dentro de la organización.
El inventario debería contemplar tanto sistemas corporativos como herramientas contratadas a proveedores externos. También conviene revisar aplicaciones que hayan incorporado funcionalidades de IA recientemente.
Algunos ejemplos pueden encontrarse en:
- Recursos Humanos y selección.
- Marketing y generación de contenidos.
- Atención al cliente.
- Análisis de datos.
- Sistemas ERP y CRM.
- Automatización de procesos.
- Herramientas de productividad.
Este mapa permite conocer dónde se utiliza IA y comenzar a evaluar las obligaciones que pueden derivarse de cada caso.
AI Act para empresas: identificar qué papel desempeña tu organización
Una cuestión especialmente importante es determinar el papel que ocupa la empresa respecto a cada sistema.
No es lo mismo desarrollar una solución propia que utilizar una herramienta creada por un tercero. Tampoco son iguales las responsabilidades de quien comercializa un sistema y de quien lo utiliza dentro de sus procesos.
El AI Act para empresas diferencia distintos operadores y asigna obligaciones en función de su papel.
Una pyme que utiliza soluciones comerciales de inteligencia artificial puede pensar que toda la responsabilidad corresponde al proveedor. Sin embargo, dependiendo del uso realizado, también puede tener obligaciones como entidad desplegadora.
Por eso conviene analizar cada caso de forma individual.
Clasificar los riesgos antes de implantar o utilizar IA
El enfoque europeo parte de una idea fundamental: cuanto mayor sea el riesgo asociado a un sistema de inteligencia artificial, mayores serán las garantías necesarias.
El marco contempla prácticas prohibidas, sistemas considerados de alto riesgo y otros usos sujetos a requisitos específicos, como determinadas obligaciones de transparencia.
Algunos ámbitos especialmente sensibles incluyen determinados usos relacionados con empleo, educación, servicios esenciales, biometría o infraestructuras críticas. La Comisión Europea mantiene guías específicas para ayudar a proveedores y desplegadores a determinar cuándo un sistema puede considerarse de alto riesgo.
Para una empresa, esto significa que no basta con preguntar qué tecnología utiliza.
También debe preguntarse: ¿para qué la utilizamos y qué impacto puede tener sobre las personas?
Gobernanza: establecer quién controla la inteligencia artificial
El cumplimiento normativo IA necesita responsabilidades claras dentro de la organización.
Si cualquier empleado puede incorporar herramientas sin ningún criterio común, resulta muy difícil controlar qué información se comparte o qué riesgos se están generando.
Una política de gobernanza puede definir aspectos como:
- Herramientas autorizadas.
- Responsables internos.
- Procedimientos de aprobación.
- Tratamiento de información confidencial.
- Supervisión humana.
- Gestión de incidencias.
- Revisión periódica de sistemas.
No se trata de bloquear la innovación. El objetivo es establecer unas reglas que permitan utilizar la IA con seguridad.
Formación y alfabetización en IA: una obligación que ya debe tenerse en cuenta
La formación es otro elemento esencial de la IA responsable en empresas.
Los trabajadores necesitan comprender las posibilidades de las herramientas, pero también sus limitaciones y riesgos.
La obligación de adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de alfabetización en IA comenzó a aplicarse el 2 de febrero de 2025. La Comisión señala que la formación debe adaptarse al conocimiento de las personas, al contexto y al uso concreto de los sistemas.
Esto implica trabajar aspectos como privacidad, seguridad, supervisión humana, errores de los modelos y uso responsable de la información.
Transparencia y documentación: poder explicar cómo utilizamos la IA
Otro principio fundamental de la normativa de inteligencia artificial es la transparencia.
Dependiendo del sistema utilizado, pueden existir obligaciones específicas relacionadas con informar sobre la interacción con una IA o identificar determinados contenidos artificiales.
También resulta recomendable documentar qué herramientas se utilizan, con qué finalidad, qué proveedores intervienen y qué controles se han establecido.
Esta trazabilidad facilita la gestión interna y permite responder mejor ante posibles auditorías, incidencias o cambios regulatorios. El Reglamento establece requisitos específicos de transparencia para determinados sistemas interactivos y generativos.
Los proveedores externos también forman parte del riesgo
Muchas empresas no desarrollan sus propios modelos. Utilizan soluciones proporcionadas por terceros.
Eso no significa que deban desentenderse de cómo funcionan.
Antes de incorporar una herramienta conviene revisar aspectos como el tratamiento de datos, las condiciones contractuales, la seguridad y las garantías ofrecidas.
También es importante conocer si la información introducida puede utilizarse para entrenar modelos externos y dónde se procesa.
La elección tecnológica debe incorporar criterios de seguridad y cumplimiento desde el principio.
Cumplimiento normativo en IA con apoyo especializado
El AI Act para empresas introduce un marco complejo que debe analizarse según las características de cada organización y los sistemas utilizados.
En NEXVIUM entendemos la inteligencia artificial desde una visión integral. La tecnología debe aportar resultados, pero también debe implantarse con criterios de seguridad, responsabilidad y confianza.
Por eso contamos con AUDIDAT como Business Partner especializado en cumplimiento normativo. Su experiencia permite abordar aspectos relacionados con gobernanza, evaluación de riesgos y adaptación al Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.
Esta colaboración permite complementar nuestra visión tecnológica con conocimiento especializado en cumplimiento, ofreciendo a las empresas un marco más completo para avanzar en la adopción responsable de la IA.
La IA responsable empieza por saber qué estamos utilizando
El objetivo del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial no debería interpretarse como un freno a la innovación.
Para las empresas, puede convertirse en una oportunidad para ordenar cómo utilizan esta tecnología y establecer criterios que permitan aprovecharla con mayores garantías.
El primer paso no tiene por qué ser complejo: inventariar sistemas, identificar usos, determinar responsabilidades, evaluar riesgos y formar a las personas.
A partir de ahí, cada organización podrá definir las medidas que correspondan según su situación.
Si tu empresa ya utiliza inteligencia artificial o está incorporando nuevas soluciones, contacta con nosotros. Podemos orientarte en el proceso y facilitar el acceso al acompañamiento especializado necesario para abordar la tecnología y su cumplimiento con una visión coordinada.
Porque aprovechar la IA no consiste únicamente en saber qué puede hacer.
También implica saber cómo utilizarla de forma segura, responsable y preparada para el nuevo escenario regulatorio.
